Privacyverklaring

1. Privacy, een kwestie van vertrouwen

U kunt erop vertrouwen dat uw gegevens bij ons in goede handen zijn. Wij vertellen u graag meer over de manier waarop wij met uw gegevens omgaan.

ZLM Verzekeringen is verantwoordelijk voor de verwerking van uw gegevens. Wij houden ons daarbij aan de regels die voor ons gelden.

Voor de verwerking van persoonsgegevens geldt er voor ZLM Verzekeringen verschillende wet- en regelgeving. Vanwege de specifieke werkzaamheden van verzekeraars is door het Verbond van Verzekeraars de privacywetgeving vertaald in regels die specifiek van toepassing zijn op de verzekeringsbranche. Voor deze wet- en regelgeving geldt bindende zelfregulering. Dat houdt in dat verzekeraars hebben afgesproken dat ze zich aan die regels houden. Een aantal wetten en regels waar ZLM Verzekeringen aan moet voldoen bij de verwerking van persoonsgegevens zijn bijvoorbeeld:

  • de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG);
  • de Telecommunicatiewet;
  • de Gedragscode Verwerking Persoonsgegevens Verzekeraars;
  • de Gedragscode Persoonlijk Onderzoek;
  • het Protocol Incidentenwaarschuwingssysteem Financiële Instellingen

2. Wat zijn persoonsgegevens?

De wet geeft een ruime uitleg aan het begrip ‘persoonsgegevens’. Het gaat om alle gegevens die direct of indirect zijn te herleiden tot u als een natuurlijke persoon. Het betreft dus niet alleen uw naam- en adresgegevens.

3. Wat is verwerken van persoonsgegevens?

Het verwerken van persoonsgegevens is een juridische benaming en heeft betrekking op alles wat met persoonsgegevens wordt gedaan, zoals onder meer het:

  • verzamelen
  • vastleggen
  • opslaan
  • bijwerken
  • raadplegen
  • gebruiken
  • versturen
  • verwijderen.

4. Wat is automatische besluitvorming?

U kunt bij ons verzekeringen online afsluiten. Bij het online afsluiten is geen medewerker betrokken om de verzekeringsaanvraag te accepteren en de premie te bepalen. U vult zelf de vragen op de website in. Of u direct een verzekering krijgt, wordt besloten door een programma dat zorgt voor een automatische toetsing op onze acceptatieregels en een controle op acceptatievragen in de CIS-databank. Dit heet automatische besluitvorming en wordt toegepast om een acceptatiebeslissing te kunnen nemen. We bepalen het risico dat wij willen accepteren.

Voorbeelden van acceptatieregels zijn of u vaak schades heeft gehad op een verzekering die u wilt afsluiten. Of dat er een verzekering is opgezegd door een andere verzekeraar in verband met het niet betalen van de premie.

Als u niet direct een verzekering kunt krijgen, dan wordt uw aanvraag wel beoordeeld door onze medewerkers en wordt er contact met u opgenomen. Bent u het niet eens met de beslissing? U kunt uw bezwaar bespreken met onze medewerkers.

Wilt u liever niet dat er een online geautomatiseerd besluit over uw verzekeringsaanvraag wordt genomen? Dan kunt u uw verzekering telefonisch of via een papieren aanvraagformulier aanvragen. U kunt ook bij ons langskomen op kantoor. Dan neemt een medewerker altijd het besluit over uw verzekeringsaanvraag.

5. Welke gegevens verwerken wij?

De meeste van de gegevens die wij over u verwerken zijn van uzelf afkomstig. Wij vragen u om gegevens als u bij ons een verzekering aanvraagt of wijzigt, of als u een schade meldt. Wij vragen bijvoorbeeld om uw naam, geboortedatum, woonadres, e-mailadres,  telefoonnummer en  IBAN-rekeningnummer. Om het risico in te kunnen schatten vragen wij ook om andere gegevens. Denkt u bijvoorbeeld aan het kenteken voor het aanvragen van een autoverzekering. Welke (persoons-)gegevens we nodig hebben is afhankelijk van de verzekeringsvorm.

Soms hebben wij vanwege de aard van de dienstverlening bijzondere gegevens van u nodig, zoals medische en strafrechtelijke gegevens. Die gegevens verwerken we met extra zorg.

Medische gegevens

Bij de uitvoering van sommige overeenkomsten zijn gegevens over de gezondheid nodig. Als er daarnaast gegevens van een arts nodig zijn, vragen wij altijd eerst om uw toestemming. Wij geven dan aan waarom deze informatie van u nodig is en om welke gegevens het gaat. Het opvragen en verwerken van uw gegevens omtrent de gezondheid gebeurt uitsluitend door de medisch adviseur en zijn medische staf. Alle medewerkers die kennis kunnen nemen van gegevens omtrent gezondheid hebben een geheimhoudingsverplichting.

Strafrechtelijke gegevens

Voor de risicobeoordeling vragen wij bij het aangaan van de verzekeringsovereenkomsten naar uw – mogelijke - strafrechtelijk verleden. Wij vragen alleen naar strafrechtelijke gegevens over de afgelopen 8 jaar voorafgaand aan de aanvraag van een verzekering.

6. Van wie verwerken wij persoonsgegevens?

Wij verwerken persoonsgegevens van personen met wie wij direct of indirect een relatie willen krijgen, hebben of hebben gehad. Denkt u daarbij aan:

  • Klanten, potentiële klanten en hun vertegenwoordigers, zoals de ouders van minderjarige kinderen;
  • Personen waarvan wij in verband met een schademelding gegevens nodig hebben, omdat ze een benadeelde wederpartij zijn of optreden als getuige.

7. Waar gebruiken wij uw persoonsgegevens voor?

Wij verzamelen en gebruiken uw persoonsgegevens voor de volgende doeleinden:

Uw persoonsgegevens hebben we nodig om u goed te adviseren over verzekeringen en om uw verzekeringsaanvraag in behandeling te nemen en te beoordelen. Om de verzekeringsaanvraag te beoordelen kunnen wij ook andere informatiebronnen gebruiken. De behandeling van de verzekeringsaanvraag kan gedeeltelijk geautomatiseerd gebeuren. Natuurlijk bespreken wij als u dit wenst altijd de uitkomst van de beoordeling met u. Wilt u liever niet dat er een online geautomatiseerd besluit over uw verzekeringsaanvraag wordt genomen? Dan kunt u uw verzekering telefonisch of via een papieren aanvraagformulier aanvragen. U kunt ook bij ons langskomen op kantoor. Dan neemt een medewerker altijd het besluit over uw verzekeringsaanvraag.

Als u de verzekering afsluit dan administreren wij uw (contact-)gegevens. Uw gegevens gebruiken we om onder meer om de polis op te maken en om facturen naar u te sturen. Daarnaast tonen wij uw gegevens in uw Mijn ZLM-omgeving indien u deze gegevens daar opvraagt.

Bij een schadegeval vragen wij naar persoonsgegevens om uw recht op schadevergoeding te kunnen bepalen. Als er een schadevergoeding uitgekeerd wordt dan gebruiken wij uw gegevens om de betaalopdracht te verzorgen.

Verklaring van getuige

Soms vragen we een getuige van een schadegeval om een verklaring. Die verklaring gebruiken we om bijvoorbeeld de aansprakelijkheid voor een schadegeval te beoordelen. Het kan nodig zijn om de verklaring te delen met de bij het schadegeval betrokken partijen. Dat is bijvoorbeeld onze klant, de verzekeraar van een wederpartij of de wederpartij zelf. Zij zien in dat geval de persoonsgegevens van de getuige.

Wij kunnen uw persoonsgegevens gebruiken voor wetenschappelijke- en statistische doeleinden en voor klanttevredenheidsonderzoeken.

Wij vinden tevreden klanten erg belangrijk. Om onze producten en diensten te evalueren en te verbeteren doen wij onderzoek. Dit kan op verschillende manieren gebeuren. Wij kunnen door middel van statistische en klanttevredenheidsonderzoek te weten komen op welke manier wij onze dienstverlening kunnen blijven verbeteren. Dit kunnen we onder meer doen door statistisch onderzoek naar algemene trends in het gebruik van onze verzekeringen, website, en sociale media, en de algemene kenmerken en voorkeuren van onze (potentiële) klanten. Stelt u geen prijs op klanttevredenheidsonderzoeken dan kunt u dit altijd aan ons doorgeven. Dit kan telefonisch via het telefoonnummer 0113 – 238 800 of per mail via info@zlm.nl.

Voor dit onderzoek kunnen we verschillende soorten gegevens die u aan ons heeft gegeven gebruiken, zoals:  

  • Uw naam-, adres-, en contactgegevens, en geslacht, geboortedatum of leeftijd;
  • Gegevens die u met ons deelt, zoals ingevulde klanttevredenheidsonderzoeken en uw sociale mediaprofiel.

 

maar ook andere informatie zoals: 

  • Gegevens die worden vastgelegd bij de advisering en het sluiten van de verzekeringsovereenkomst;
  • Gegevens die we vastleggen tijdens contactmomenten met ons, zoals vragen over verzekeringen;
  • Gegevens over het gebruik van en interactie met onze digitale media;
  • Geaggregeerde gegevens die we ontvangen uit openbare bronnen (zoals de Kamer van Koophandel, het Centraal Bureau voor de Statistiek, het Centrum voor Verzekeringsstatistiek en het Kadaster) of van derden. De onderzoeksresultaten worden op een zodanig (geaggregeerd) niveau gebruikt dat ze niet te herleiden zijn tot een individueel persoon. 

Wij verwerken persoonsgegevens om fraude en andere vormen van criminaliteit te voorkomen en te bestrijden. Wij willen een bijdrage leveren aan de integriteit en de veiligheid van de financiële sector, onze organisatie, onze medewerkers en klanten. Hiervoor kunnen wij gebruik maken van informatie die beschikbaar is uit andere informatiebronnen, zoals internet. Meer informatie hierover leest u in ons fraudebeleid.

Wij gebruiken uw gegevens om aan onze wettelijke verplichtingen te voldoen. Wij zijn een financiële onderneming en hebben te maken met verschillende wet- en regelgeving die ons in bepaalde situaties voorschrijven om uw gegevens aan overheidsinstellingen te moeten geven. Dit kunnen bijvoorbeeld de Belastingdienst, de Autoriteit Financiële Markten, De Nederlandsche Bank en opsporingsinstanties zijn.

Wij willen met onze dienstverlening bereiken dat onze klanten tevreden zijn. Daar hoort goede informatie bij over onze verzekeringen en andere activiteiten. Wij gebruiken uw gegevens hier ook voor. Wij willen u bijvoorbeeld berichten sturen over de laatste ontwikkelingen over verzekeringen, over preventieacties en over andere activiteiten die wij ondernemen in verband met ons relatiebeheer.

Onze berichten kunnen op verschillende manieren naar u worden verstuurd, zoals e-mailnieuwsbrieven, sociale media en uw persoonlijke account bij ZLM. Indien u hier geen prijs op stelt dan kunt u dit altijd aan ons doorgeven.

8. Aan wie verstrekken we persoonsgegevens?  

Wij kunnen uw gegevens aan derden verstrekken. Het is afhankelijk van de situatie aan welke derden dit gebeurt. Wij kunnen uw gegevens aan onderstaande categorieën van derden doorgeven:

Wij werken in Zeeland en in een gedeelte van Noord-Brabant met assurantietussenpersonen. Indien u in het gebied van een assurantietussenpersoon woont dan loopt de verzekeringsrelatie via deze tussenpersoon. Wij geven uw gegevens aan deze tussenpersoon door om de verzekeringsrelatie tot stand te brengen en te houden.

Bij bepaalde schademeldingen  zijn er medische gegevens over u nodig. Als er daarnaast gegevens van een arts nodig zijn, vragen wij altijd eerst om uw toestemming. Wij geven dan aan waarom deze informatie van u nodig is en om welke gegevens het gaat. U mag uw toestemming bovendien altijd weer intrekken.

Het opvragen en verwerken van gegevens over uw gezondheid gebeurt uitsluitend door de medisch adviseur en zijn medische staf. Alle medewerkers die kennis kunnen nemen van gegevens omtrent gezondheid hebben een geheimhoudingsverplichting.

Wij kunnen derde partijen inschakelen voor het uitvoeren van bepaalde werkzaamheden. Die partijen krijgen van ons alleen de gegevens die noodzakelijk zijn om de uitbestede werkzaamheden te kunnen uitvoeren. Er zijn contractuele en organisatorische maatregelen genomen om te borgen dat de ingeschakelde partijen de persoonsgegevens alleen gebruiken voor het doel waarvoor ze door ons zijn verstrekt. Denkt u bijvoorbeeld aan een schadegeval waarbij wij de gegevens aan een reparateur, een expertisebureau of aan een alarmcentrale geven om u te helpen.

Bij een schadegeval kan het noodzakelijk zijn dat uw gegevens worden verstrekt aan een andere financiële instelling, zoals verzekeringsmaatschappijen en gevolmachtigd agenten om de schade te behandelen.

Raadplegen en registreren in de databank van de Stichting CIS

Voor een verantwoord acceptatie-, risico- en fraudebeleid raadplegen en registeren wij uw gegevens in het Centraal Informatie Systeem van de in Nederland werkzame verzekeringsmaatschappijen (CIS), Bordewijklaan 2, 2591 XR in Den Haag.

Doelstelling van de verwerking van persoonsgegevens bij CIS is voor verzekeraars en gevolmachtigden risico’s te beoordelen en te beheersen en verzekeringscriminaliteit tegen te gaan. De gegevens die wij bij CIS vastleggen, worden verder gebruikt voor statistische analyses en het waarborgen van de veiligheid en integriteit van de financiële sector.

Uw klantgegevens worden bovendien apart centraal vastgelegd om in geval van ernstige calamiteiten, incidenten (zoals verzekeringsfraude) of opsporingsactiviteiten door politie en justitie de verzekeraars en gevolmachtigden bij personen, bedrijven, objecten en risicoadressen te kunnen vinden. Zie voor meer informatie www.stichtingcis.nl. Hier vindt u ook het CIS privacyreglement.

Wij kunnen op grond van wet- en regelgeving verplicht zijn om uw gegevens door te geven aan overheidsinstellingen (zoals de Belastingdienst en opsporingsinstanties), de Autoriteit Financiële Markten (AFM) en De Nederlandsche Bank (DNB).

Het ZLM Preventiefonds verzorgd activiteiten die gericht zijn op het leveren van een bijdrage aan het verbeteren van de vaardigheden en het verhogen van de veiligheid van onze klanten. Daarvoor verwerkt het ZLM Preventiefonds persoonsgegevens met als doel:

  • het informeren van klanten van ZLM Verzekeringen over preventieactiviteiten;
  • het aanbieden van producten en diensten aan klanten van ZLM Verzekeringen.

9. Hoe kunt u uw persoonlijke gegevens die u aan ons heeft verstrekt beheren?

De personen waarvan wij gegevens verwerken hebben op grond van de privacywetgeving een aantal rechten:

Wilt u uw gegevens inzien? Dat kan op de volgende manieren:

Mijn ZLM

Een eenvoudige manier om te zien welke persoonsgegevens wij verwerken is door op uw account van Mijn ZLM te kijken. Heeft u nog geen account? Dan kunt u een account aanmaken.

Uw vragen over het aanmaken van een account kunt u stellen via e-mail aan info@zlm.nl of per telefoon. Het telefoonnummer is 0113 – 238 880.

Contactformulier privacy

U kunt ons vragen om inzage in de persoonsgegevens die wij van u verwerken. Dit kan door gebruik te maken van het contactformulier privacy. Wilt u bij uw verzoek een kopie van een geldig legitimatiebewijs doen? Wij kunnen uw verzoek namelijk alleen in behandeling nemen als u hiervan een kopie verstrekt. Wij hebben dit nodig om er zeker van te zijn dat de juiste persoon het verzoek aan ons doet. U ontvangt binnen ten minste 4 weken een overzicht van uw gegevens.

Wilt u uw gegevens corrigeren? Dat kan op de volgende manieren:

Website

U kunt wijzigingen doorgeven via onze website.

Mijn ZLM

Een eenvoudige manier om uw gegevens te corrigeren is via Mijn ZLM. Heeft u nog geen account? Dan kunt u een account aanmaken.

Uw vragen over het aanmaken van een account kunt u stellen via e-mail aan info@zlm.nl of per telefoon. Het telefoonnummer is 0113 – 238 880.

Contactformulier privacy

U kunt gebruik maken het contactformulier privacy om de geregistreerde persoonsgegevens te laten corrigeren.

U kunt onder bepaalde voorwaarden ons vragen om de geregistreerde persoonsgegevens te laten verwijderen. Dit kan in de volgende situaties:

  • De persoonsgegevens worden door ons onrechtmatig verwerkt.
  • De persoonsgegevens zijn niet langer nodig voor het doel waarvoor ze zijn verzameld of worden verwerkt.
  • Als u uw toestemming voor de verwerking intrekt en ZLM Verzekeringen geen rechtsgrond heeft voor de verwerking. In bepaalde gevallen is ZLM Verzekeringen overigens verplicht om persoonsgegevens te bewaren.

U kunt uw verzoek voor de verwijdering met een motivatie indienen via het contactformulier privacy. Wilt u bij uw verzoek een kopie van een geldig legitimatiebewijs doen? Wij kunnen uw verzoek namelijk alleen in behandeling nemen als u hiervan een kopie inlevert. Wij hebben dit nodig om er zeker van te zijn dat de juiste persoon het verzoek aan ons doet. U ontvangt binnen ten minste 4 weken een bericht van ons over uw verzoek.

U kunt bezwaar maken tegen het verwerken van uw persoonsgegevens als u van mening bent dat ZLM Verzekeringen uw gegevens verwerkt voor andere doeleinden dan noodzakelijk voor de uitvoering van een overeenkomst of noodzakelijk voor het nakomen van een wettelijke verplichting.

U kunt uw bezwaar doorgeven door gebruik te maken van het contactformulier privacy. Wilt u bij uw bezwaar een kopie van een geldig legitimatiebewijs doen? Wij kunnen uw bezwaar namelijk alleen in behandeling nemen als u hiervan een kopie inlevert. Wij hebben dit nodig om er zeker van te zijn dat de juiste persoon het bezwaar bij ons indient. U ontvangt binnen ten minste 4 weken een bericht van ons over uw bezwaar.

Marketing doeleinden

Indien u bezwaar wilt maken tegen het gebruik van uw gegevens voor marketingdoeleinden dan kunt u dit per mail aan ons doorgeven. Het e-mailadres is marketing@zlm.nl. U hoeft uw bezwaar in dit geval niet toe te lichten.

U kunt ons in bepaalde gevallen vragen om de verwerking van uw gegevens te beperken, en alleen tijdelijk met uw toestemming te gebruiken. Dit kan indien:

  • U een verzoek tot verbetering heeft gedaan, of bezwaar heeft gemaakt tegen de verwerking en wij dit verzoek nog in behandeling hebben;
  • De gegevensverwerking onrechtmatig is, maar u niet wilt dat wij de gegevens verwijderen.

Het beperken van de verwerking betekent niet dat ZLM Verzekeringen in alle gevallen alle activiteiten moet of kan stoppen. Er zijn situaties denkbaar dat het vanwege zwaarwegende belangen of rechten noodzakelijk is dat wij de gegevens blijven gebruiken. U kunt bijvoorbeeld denken aan de situatie dat er sprake is van civiele of strafrechtelijk procedures.

U kunt uw verzoek met motivatie indienen via het contactformulier privacy. Wilt u bij uw verzoek een kopie van een geldig legitimatiebewijs doen? Wij kunnen uw verzoek namelijk alleen in behandeling nemen als u hiervan een kopie inlevert. Wij hebben dit nodig om er zeker van te zijn dat de juiste persoon het verzoek aan ons doet. U ontvangt binnen ten minste 4 weken een bericht van ons over uw verzoek.

In een aantal gevallen kunt u ons vragen om uw persoonsgegevens digitaal aan u of aan een andere organisatie door te laten geven. Er moet sprake zijn van de volgende situaties:

  • De gegevens moet u zelf aan ons hebben verstrekt;
  • De verwerking van uw gegevens door ons gebeurt met uw toestemming of op basis van de uitvoering van de verzekeringsovereenkomst;
  • Het gaat om digitale gegevens.

De gegevens die u digitaal kunt (laten) overdragen zijn:

  • Uw persoons- en contactgegevens;
  • Een overzicht van uw verzekeringen;
  • Een overzicht van uw schademeldingen.

Contactformulier privacy

Op uw verzoek kunnen wij bepaalde gegevens toesturen. U dient uw verzoek met motivatie in via het contactformulier privacy. Wilt u bij uw verzoek een kopie van een geldig legitimatiebewijs doen? Wij kunnen uw verzoek namelijk alleen in behandeling nemen als u hiervan een kopie inlevert. Wij hebben dit nodig om er zeker van te zijn dat de juiste persoon het verzoek aan ons doet. U ontvangt binnen ten minste 4 weken een bericht van ons over uw verzoek.

10. Veiligheid en bewaartermijnen

Wij behandelen uw persoonsgegevens vertrouwelijk. Onze medewerkers hebben een geheimhoudingsverplichting. Er zijn door ons passende technische en organisatorische beveiligingsmaatregelen genomen om verlies en onrechtmatig verkrijging van gegevens te voorkomen. Wij vragen u contact met ons op te nemen als u twijfelt of berichten van ons afkomstig zijn.

Wij bewaren uw gegevens niet langer dan noodzakelijk is voor de doeleinden waarvoor wij uw gegevens hebben gekregen. Behalve als wij wettelijk verplicht zijn om uw gegevens langer te bewaren. Hoe lang bepaalde gegevens worden bewaard is afhankelijk van de aard van de gegevens en van de doeleinden waarvoor zij worden verwerkt. Hier kunt u daarover meer lezen.

Na afloop van de bewaartermijn worden de persoonsgegevens verwijderd, geanonimiseerd of gearchiveerd. In specifieke gevallen kunnen we de gegevens nog wel bewaren voor juridische procedures. Gearchiveerde en geanonimiseerde gegevens gebruiken we na afloop van de bewaartermijn alleen voor historische, statistische of wetenschappelijke doeleinden.

11. Aanpassing Privacyverklaring

Deze Privacyverklaring is het laatst gewijzigd op 14 juli 2021. Wij passen de Privacyverklaring aan als er nieuwe ontwikkelingen zijn rondom onze bedrijfsactiviteiten of als dit nodig is vanwege veranderingen van wettelijke regels.

12. Functionaris Gegevensbescherming

ZLM Verzekeringen heeft een functionaris gegevensbescherming aangesteld en aangemeld bij de Autoriteit Persoonsgegevens. Zijn contactgegevens zijn:

ZLM Verzekeringen
M. Wesdorp
Telefoonnummer 0113 - 238 775
e-mailadres: privacy@zlm.nl

13. Vragen of inlichtingen?

Heeft u vragen over deze privacyverklaring, wilt u meer informatie of heeft u een klacht over de manier waarop wij omgaan met uw persoonsgegevens? Neem dan contact met ons op. U kunt gebruik maken van het contactformulier privacy of bel 0113 – 238 880.

Wilt u schriftelijk corresponderen? Stuur een brief aan:

ZLM Verzekeringen
T.a.v. de coördinator Compliance en Privacy
Postbus 70
4460 BA  Goes

Komen we er samen niet uit? Leg uw klacht dan voor aan de Autoriteit Persoonsgegevens